der FANTOM Gebäudereinigung GmbH
(im Folgenden kurz „Fantom“, „wir“ oder „uns“)

Aufgrund des Inkrafttretens der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union am 25.05.2018 dürfen wir Sie über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen über die Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website sowie in unserem Unternehmen informieren. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir die personenbezogenen Daten von Bewerbern, Interessenten, Kunden und sonstigen Vertragspartnern verarbeiten.

Der Schutz Ihrer Daten ist Fantom ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

1. Datenerhebung und Datenverarbeitung im Zuge Ihres Besuches auf unserer Website

1.1. Im Falle eines Internet-Zugriffs auf unsere Website liefert Ihr Internet-Browser technisch bedingt automatisch Daten, wie zB die URL-Adresse der verweisenden Website, Browsertyp, Browserversion, Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs, Menge der gesendeten Daten, Ihre IP-Adresse, die von Ihnen abgerufene Datei und sonstige ähnliche Daten und Informationen an den Webserver von Fantom.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht Fantom keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite sowie die Werbung für diese zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch Fantom daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

1.2. Kontaktmöglichkeit

Die Internetseite von Fantom enthält aufgrund von gesetzlichen Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu unserem Unternehmen sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine Adresse der sogenannten elektronischen Post (E-Mail-Adresse) umfasst. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit dem für die Verarbeitung Verantwortlichen aufnimmt, werden die von der betroffenen Person übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis von einer betroffenen Person an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung bzw. Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeiten.

1.3. Cookies

Die Internetseite von Fantom verwendet Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden.

Zahlreiche Internetseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.

Durch den Einsatz von Cookies kann Fantom den Nutzern dieser Internetseite nutzerfreundlichere Services bereitstellen, die ohne die Cookie-Setzung nicht möglich wären.

Mittels eines Cookies können die Informationen und Angebote auf unserer Internetseite im Sinne des Benutzers optimiert werden. Cookies ermöglichen uns, wie bereits erwähnt, die Benutzer unserer Internetseite wiederzuerkennen. Zweck dieser Wiedererkennung ist es, den Nutzern die Verwendung unserer Internetseite zu erleichtern. Der Benutzer einer Internetseite, die Cookies verwendet, muss beispielsweise nicht bei jedem Besuch der Internetseite erneut seine Zugangsdaten eingeben, weil dies von der Internetseite und dem auf dem Computersystem des Benutzers abgelegten Cookie übernommen wird.

Sie können die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich nutzbar.

1.4. Datenschutzerklärung zu Google Analytics

Wir haben auf dieser Internetseite die Komponente Google Analytics (mit Anonymisierungsfunktion) integriert. Google Analytics ist ein Web-Analyse-Dienst. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern von Internetseiten. Ein Web-Analyse-Dienst erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Internetseite eine betroffene Person auf eine Internetseite gekommen ist (sogenannte Referrer), auf welche Unterseiten der Internetseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde. Eine Web-Analyse wird überwiegend zur Optimierung einer Internetseite und zur Kosten-Nutzen-Analyse von Internetwerbung eingesetzt.

Betreibergesellschaft der Google-Analytics-Komponente ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.

Wir verwenden für die Web-Analyse über Google Analytics den Zusatz "_gat._anonymizeIp". Mittels dieses Zusatzes wird die IP-Adresse des Internetanschlusses der betroffenen Person von Google gekürzt und anonymisiert, wenn der Zugriff auf unsere Internetseiten aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder aus einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt.

Der Zweck der Google-Analytics-Komponente ist die Analyse der Besucherströme auf unserer Internetseite. Google nutzt die gewonnenen Daten und Informationen unter anderem dazu, die Nutzung unserer Internetseite auszuwerten, um für uns Online-Reports, welche die Aktivitäten auf unseren Internetseiten aufzeigen, zusammenzustellen, und um weitere mit der Nutzung unserer Internetseite in Verbindung stehende Dienstleistungen zu erbringen.

Google Analytics setzt ein Cookie auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person. Was Cookies sind, wurde oben bereits erläutert. Mit Setzung des Cookies wird Google eine Analyse der Benutzung unserer Internetseite ermöglicht. Durch jeden Aufruf einer der Einzelseiten dieser Internetseite, die durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen betrieben wird und auf welcher eine Google-Analytics-Komponente integriert wurde, wird der Internetbrowser auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person automatisch durch die jeweilige Google-Analytics-Komponente veranlasst, Daten zum Zwecke der Online-Analyse an Google zu übermitteln. Im Rahmen dieses technischen Verfahrens erhält Google Kenntnis über personenbezogene Daten, wie der IP-Adresse der betroffenen Person, die Google unter anderem dazu dienen, die Herkunft der Besucher und Klicks nachzuvollziehen und in der Folge Provisionsabrechnungen zu ermöglichen.

Mittels des Cookies werden personenbezogene Informationen, beispielsweise die Zugriffszeit, der Ort, von welchem ein Zugriff ausging und die Häufigkeit der Besuche unserer Internetseite durch die betroffene Person, gespeichert. Bei jedem Besuch unserer Internetseiten werden diese personenbezogenen Daten, einschließlich der IP-Adresse des von der betroffenen Person genutzten Internetanschlusses, an Google in den Vereinigten Staaten von Amerika übertragen. Diese personenbezogenen Daten werden durch Google in den Vereinigten Staaten von Amerika gespeichert. Google gibt diese über das technische Verfahren erhobenen personenbezogenen Daten unter Umständen an Dritte weiter.

Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite, wie oben bereits dargestellt, jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Eine solche Einstellung des genutzten Internetbrowsers würde auch verhindern, dass Google ein Cookie auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person setzt. Zudem kann ein von Google Analytics bereits gesetzter Cookie jederzeit über den Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden.

Ferner besteht für die betroffene Person die Möglichkeit, einer Erfassung der durch Google Analytics erzeugten, auf eine Nutzung dieser Internetseite bezogenen Daten sowie der Verarbeitung dieser Daten durch Google zu widersprechen und eine solche zu verhindern. Hierzu muss die betroffene Person ein Browser-Add-On unter dem Link https://tools.google.com/dlpage/gaoptout herunterladen und installieren. Dieses Browser-Add-On teilt Google Analytics über JavaScript mit, dass keine Daten und Informationen zu den Besuchen von Internetseiten an Google Analytics übermittelt werden dürfen. Die Installation des Browser-Add-Ons wird von Google als Widerspruch gewertet. Wird das informationstechnologische System der betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht, formatiert oder neu installiert, muss durch die betroffene Person eine erneute Installation des Browser-Add-Ons erfolgen, um Google Analytics zu deaktivieren. Sofern das Browser-Add-On durch die betroffene Person oder einer anderen Person, die ihrem Machtbereich zuzurechnen ist, deinstalliert oder deaktiviert wird, besteht die Möglichkeit der Neuinstallation oder der erneuten Aktivierung des Browser-Add-Ons.

Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Google können unter https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ und unter http://www.google.com/analytics/terms/de.html abgerufen werden. Google Analytics wird unter diesem Link https://www.google.com/intl/de_de/analytics/ genauer erläutert.

1.5. Google Maps/Earth

Diese Website verwendet die „Google Maps und Routenplaner“-Funktion der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States („Google“), um geographische Informationen und Anfahrtrouten darzustellen bzw. zu berechnen. Durch Google Maps können Daten über Ihre Nutzung dieser Webseite an Google übertragen, erhoben und von Google genutzt werden. Sie können eine solche Datenübertragung verhindern, wenn Sie in Ihrem Browser „Javascript“ deaktivieren. In dem Falle können aber keine Karten angezeigt werden. Durch die Nutzung dieser Webseite und die Nichtdeaktivierung von „Javascript“ erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Sie mit der Bearbeitung Ihrer Daten durch Google zum obigen Zwecke einverstanden sind. Weitere Informationen darüber wie „Google Maps“ und der Routenplaner Ihre Daten verwenden sowie die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter: https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html

2. Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Dieser Abschnitt beschreibt, zu welchem Zweck Fantom die personenbezogenen Daten von Bewerbern, Interessenten, Kunden Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern verarbeitet:

2.1. Die Daten von Bewerbern werden zum Zwecke der Abwicklung eines Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Dies umfasst die Identifizierung und Beurteilung von Bewerbern für von uns ausgeschriebene Stellen, die Führung von Akten zur Bewerbung, die Auswertung des Bewerbungsverfahrens und entsprechender Ergebnisse wie auch die Leumundsprüfungen. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an uns übermittelt. Sensible Daten von Bewerber verarbeiten wir aufgrund deren ausdrücklichen Einwilligung. Begründen wir mit einem Bewerber ein Beschäftigungsverhältnis, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.

2.2. Die Daten von Interessenten werden zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung einer Anfrage, Erstellung eines Angebots, Besichtigung der durchzuführenden Arbeiten verarbeitet.

2.3. Die Daten von Kunden werden zur Abwicklung des jeweiligen Auftrages (Besichtigung und Durchführung der Reinigungsarbeiten, Korrespondenz, usw.), Übermittlung von Werbe-E-Mails und postalischer Werbung und Durchführung einer Kundenzufriedenheitsbefragung verarbeitet. Die Verarbeitung Daten von Kunden zur Übermittlung von Werbe-E-Mails und Durchführung einer Kundenzufriedenheitsbefragung erfolgt aufgrund einer Einwilligung des jeweiligen Kunden.

2.4. Die Daten von Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern werden zur Abwicklung des jeweiligen Vertragsverhältnisses (Warenlieferung, etc.) bzw. zur Leistungserbringung und Inanspruchnahme von Leistungen durch Fantom verarbeitet.

2.5. Die Daten werden jeweils von Ihnen freiwillig zur Anbotslegung, Erteilung und Ausführung eines Auftrages selbst bekanntgegeben bzw. wird Fantom diese bei Ihnen erheben; die Bereitstellung der personenbezogenen Daten kann zur Abwicklung eines Vertragsverhältnisses erforderlich. Sofern Fantom die Daten nicht von Ihnen selbst erhebt, sondern von einem Dritten oder Auftraggeber zur Verfügung gestellt bekommt, wird Fantom Sie – entsprechend den gesetzlichen Vorgaben (Art 14 Abs 3 DSGVO) –

1. a. unter Berücksichtigung der spezifischen Umstände der Verarbeitung der personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung der 2. personenbezogenen Daten, längstens jedoch innerhalb eines Monats,

2. falls die personenbezogenen Daten zur Kommunikation mit der betroffenen Person verwendet werden sollen, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Mitteilung an sie, oder,

3. falls die Offenlegung an einen anderen Empfänger beabsichtigt ist, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung,

über sämtliche, gemäß Art 14 DSGVO verpflichtend zu erteilenden Informationen in Kenntnis setzen; sofern einer der Ausnahmetatbestände des Art 14 Abs 5 DSGVO vorliegt, wird Fantom die Informationen nicht erteilen.

2.6 Fantom kann (a) Ihre Anfragen nicht beantworten, (b) Ihnen keine Werbe-E-Mails übermitteln, (c) keine Kundenbefragung durchführen, (d) in kein Vertragsverhältnis mit Ihnen treten, (e) Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen, wenn Sie Ihre (jeweils dafür erforderlichen) personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

3. Verarbeitete Datenkategorien

3.1. Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von Interessenten:

• Kontaktdaten (Nachname, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse);

• Berufsdaten (Firmenwortlaut, Firmenbuchnummer, UID-Nr. Ansprechpartner, Homepage)

3.2. Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von Kunden:

• Kontaktdaten (Nachname, Vorname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse)

• Berufsdaten (Firmenwortlaut, Firmenbuchnummer, UID-Nr. Ansprechpartner, Homepage)

3.3. Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern:

• Kontaktdaten (Nachname, Vorname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse)

• Berufsdaten (Firmenwortlaut, Firmenbuchnummer, UID-Nr. Ansprechpartner, Homepage, Bankdaten)

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Art 6 Abs 1 lit a DSGVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen; die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten (Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse) zur Übermittlung von Werbe-E-Mails und Durchführung , erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung. Die übermittlung

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Erbringung einer Leistung (Übersetzung oder Lektorierung eines Textes oder Dolmetschung, oder Abwicklung Vertragsverhältnis mit unseren externen Übersetzern) oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Leistungen.

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art 6 Abs a lit. c DSGVO.

Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Er vertrat insoweit die Auffassung, dass ein berechtigtes Interesse anzunehmen sein könnte, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist (Erwägungsgrund 47 Satz 2 DSGVO). Bevor wir (sensible) personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung verarbeiten, haben oder werden wir (bereits) entsprechende vertragliche Vereinbarungen im Sinne des Art 28 DSGVO abschließen. Die Übermittlung der personenbezogenen Daten von Interessenten, Kunden, Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern an die HERWA Multiclean GmbH erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses; dies vor dem Hintergrund, dass Fantom und die HERWA Multiclean GmbH eine Unternehmensgruppe im Sinne des Art 4 Nr 19 DSGVO darstellen.

5. Widerruf einer erteilten Einwilligung

Sie sind berechtigt, die Einwilligungen zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen; durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung personenbezogener Daten nicht berührt.

6. Weitergabe von Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden lediglich zur Erfüllung der unter Punkt 2 genannten Zwecke, nicht jedoch zu marketingrechtlichen Zwecken, an von uns eingesetzte Dienstleister und an die HERWA Multiclean GmbH übermittelt.

Zur Auftragsabwicklung (insbesondere für die Direktzustellung von Reinigungsmaterialien) werden wir die Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer) unserer Kunden im Einzelfall an Lieferanten weitergeben.

7. Dauer der Speicherung

7.1. Wir werden Ihre, im Zuge des Besuches der Website www.fantom.at erhobenen Daten grundsätzlich für die Dauer von 3 Monaten speichern. Eine längere Speicherdauer erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist, um festgestellte Angriffe auf unserer Website zu untersuchen.

7.2. Personenbezogene Daten, die wir von Interessenten zur Verfügung gestellt erhalten, werden wir zum Zwecke der Bearbeitung bzw. Beantwortung einer Anfrage – sofern kein Vertragsverhältnis zustande kommt – für die Dauer von 12 Monaten speichern.

7.3. Personenbezogene Daten. die wird von Kunden und sonstigen Vertragspartnern erhalten, werden von uns für einen Zeitraum von 7 Jahren gespeichert. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen potentieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind.

7.4. Jene personenbezogenen Daten, die wir von Bewerbern, die sich für eine vakante Arbeitsstelle bei Fantom bewerben, erhalten, werden wir – sofern kein Beschäftigungsverhältnis begründet wird – für die Dauer von 6 Monaten speichern.

8. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Sie sind unter anderem berechtigt (unter den Voraussetzungen anwendbaren Rechtes),
1. zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir gespeichert haben und Kopien dieser Daten zu erhalten;
2. die Berichtigung, Ergänzung oder das Löschen Ihrer personenbezogenen Daten, die falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, zu verlangen;
3. von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, und
4. unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für das Verarbeiten zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen;
5. Datenübertragbarkeit zu verlangen;
6. die Identität von Dritten, an welche seine personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und
7. bei der zuständigen Behörde Beschwerde zu erheben.

9. Unsere Kontaktdaten

Sollten Sie zu der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an uns:

FANTOM Gebäudereinigung GmbH
Haselstauderstraße 29B, A-6850 Dornbirn
Telefon: +43 5572 38 68 38
Fax: +43 5572 38 68 38 20
E-Mail: info@fantom.at

Stand: Mai 2018